1. L'évènement projeté doit
avoir le but d'une rencontre citoyenne et fraternelle
dans une perspective de contribution à la
démocratie mondiale. Il doit s'inscrire dans la
dynamique insufflée par la Charte de Mulhouse.
2. L'initiative peut être individuelle.
Cependant l'organisateur doit être un groupe de
personnes constitué sous une forme associative ou
équivalente. Il est constitué au minimum
d'un Président, d'un Secrétaire
général , d'un Trésorier et de
membres. L'organisateur peut être une organisation
déjà membre de l'ASCOP ou une organisation
constituée à cet effet. Cette organisation
doit disposer de statuts conformes à la
règlementation en vigueur dans le pays du
siège, et incluant une compétence relative
à l'ensemble du projet.
3. L'organisateur assume la pleine
responsabilité de l'évènement depuis
la conception, le calendrier, le programme, les
invitations, les déclarations légales, les
réservations de salles, la sécurité
des participants, la responsabilité civile,
l'encadrement des activités, les charges
patronales, le budget, l'accueil, l'hébergement et
toutes questions de logistique, jusqu'aux contacts avec
la presse et la production des comptes-rendus. (voir
le tableau ci-dessous)
Le budget prévu doit être fondé,
réaliste et en équilibre. Il doit
être visé par le Commissaire aux comptes
membre du Comité Transnational de Pilotage.
4. Trois mois au moins avant la date prévue, un
dossier complet doit être adressé en deux
exemplaires :
- l'un au Coordinateur principal de l'ASCOP ;
- l'autre au Commissaire aux comptes.
Ce dossier doit détailler autant qu'il est
possible tous les points énumérés
à l'alinéa 3.
Le Coordinateur et le Commissaire aux comptes doivent
accuser réception de ce dossier. Ils disposent
alors d'un délai de 15 jours pour donner leur avis
: avis favorable, ou demande d'informations
complémentaires ou demande de
réaménagement. Les échanges se font
alors par les moyens de communication les plus rapides :
fax ou courrier électronique.
5. Un dossier plus succinct pourra être remis
sur simple demande et aux frais du demandeur à
toute organisation membre de l'ASCOP.
6. L'organisateur doit assurer la promotion
transnationale de son initiative. Le Comité
Transnational de Pilotage apporte ses conseils à
partir des enseignements des organisations
précédentes.
